Patrones de diseño de flujos: cinco formas que se repiten
Casi cualquier proceso se compone de cinco formas. Conocerlas evita reinventar un diagrama que ya existe.
Cinco formas y sus combinaciones
Cuando se dibujan suficientes procesos de oficina, se descubre que casi todos se componen de cinco estructuras básicas. Reconocerlas ahorra tiempo de diseño y, sobre todo, permite anticipar qué va a fallar, porque cada forma tiene sus propios modos de avería.
Las cinco
| Patrón | Cuándo se usa | Cómo falla |
|---|---|---|
| Secuencia | Pasos que dependen del anterior | Un paso lento frena todo |
| Ramificación | El camino depende de una condición | Condiciones que se solapan |
| Paralelo | Tareas independientes a la vez | Nadie sabe cuándo están todas |
| Bucle | Revisión hasta que sea correcto | No hay límite de vueltas |
| Excepción | El caso que no encaja | No está previsto y se resuelve improvisando |
Secuencia: la más común y la más lenta
Encadenar pasos es lo natural y casi siempre lo primero que se dibuja. El problema es que cada paso hereda la espera del anterior. Antes de aceptar una secuencia larga conviene preguntarse cuántos de esos pasos dependen de verdad del resultado del anterior; a menudo, la mitad podría ocurrir en paralelo.
Ramificación: definir la condición por escrito
Una bifurcación exige una regla clara. Si la condición es «según el caso» o «si es importante», el proceso depende del criterio de quien esté ese día, y eso no es un proceso: es una costumbre.
- La condición debe poder responderse con sí o no mirando la información disponible en ese punto.
- Las ramas deben ser excluyentes: ningún caso puede cumplir dos.
- Debe existir una rama para todo lo demás, y esa rama debe llevar a algún sitio.
Paralelo: el punto de reunión
Lanzar tres tareas a la vez es fácil; saber cuándo han terminado las tres, no tanto. Un flujo paralelo necesita un punto explícito de reunión y una regla sobre qué pasa si una de las ramas no vuelve.
La excepción no es una anomalía
Todo proceso real tiene casos que no encajan. Diseñar sólo para el camino principal y dejar la excepción a la improvisación garantiza que el trabajo excepcional consuma un tiempo desproporcionado y que nadie sepa en qué estado está.
- Preverla explícitamente como una rama más del diagrama.
- Definir quién decide cuando algo no encaja.
- Registrarla: las excepciones que se repiten son casos normales mal clasificados.
- Revisar cada cierto tiempo si alguna excepción merece su propio camino.
Dibujar lo que ocurre, no lo que debería
El error de partida más caro es dibujar el proceso ideal. El diagrama útil es el que incluye los atajos que la gente usa, la hoja de cálculo paralela que alguien mantiene y la llamada informal que resuelve la mitad de los casos. Esos elementos no son fallos del proceso: son el proceso.
