Cadenas de aprobación: cuántas firmas hacen falta de verdad
Una firma que nunca ha rechazado nada no es un control: es una espera con nombre de control.
Por qué crecen solas
Las cadenas de aprobación nunca se acortan. Cada incidente añade una firma —«que lo vea también fulano»— y esa firma no se retira nunca, porque quitarla exige que alguien asuma el riesgo de haberla quitado.
El resultado, al cabo de unos años, es una cadena de cinco pasos donde cuatro son automáticos y sólo uno lee de verdad.
Control real frente a trámite
La prueba es sencilla y bastante incómoda: mirar cuántas veces cada aprobador ha rechazado algo en el último año. Una firma que nunca ha rechazado nada no está controlando; está esperando.
| Señal | Qué indica | Qué hacer |
|---|---|---|
| Nunca rechaza | Trámite, no control | Eliminar o convertir en aviso |
| Rechaza siempre por lo mismo | El problema está antes | Corregir el paso previo |
| Tarda días en firmar | No es prioridad para esa persona | Revisar si le corresponde |
| Pide información que no tiene | El expediente llega incompleto | Cambiar el formulario de entrada |
| Firma sin abrir | Riesgo asumido sin control | Reconocerlo y quitar el paso |
| Rechaza con criterio variable | Falta regla escrita | Escribir el criterio |
Cuántas firmas hacen falta
Tantas como decisiones distintas haya, y ninguna más. Si dos personas aprueban lo mismo con el mismo criterio, una sobra. Si una aprueba el gasto y otra la adecuación técnica, son dos decisiones y hacen falta dos.
- Escriba qué decide cada aprobador, en una frase. Si dos frases coinciden, elimine una firma.
- Ponga un umbral: por debajo de cierto importe o riesgo, menos pasos.
- Delegue por escrito en lugar de escalar por costumbre.
- Convierta en aviso lo que sólo sirve para informar: enterarse no es aprobar.
Aprobar por silencio
En procesos de riesgo bajo, una regla de aprobación tácita —si nadie se opone en tres días, sigue adelante— resuelve una parte enorme de las esperas. No sirve para todo: hay decisiones donde el silencio no puede equivaler a un sí. Pero conviene preguntarse en cuántos casos sí puede.
Registrar la decisión, no sólo el resultado
Una aprobación que sólo deja constancia de «aprobado» pierde la parte valiosa: por qué. Un campo de texto breve, obligatorio en los rechazos y opcional en las aprobaciones, convierte la cadena en una fuente de información sobre dónde falla el proceso.
